管理会社変更の落とし穴
よくある失敗例と解決方法
管理会社を変更する際に、準備や確認事項に漏れがあると、
スムーズに段取りが進まなかったり、
変更後に期待していた効果が得られないといったことが生じます。
当センターによく寄せられる管理会社を変更する際の
よくある失敗例と、解決方法についてご紹介します。
理事会、総会の承認等の
手続きに手間取った
マンションの管理会社変更は区分所有者全体に関わる問題で、理事 会や総会の承認を得てからも、管理員の変更や引継ぎの対応、支払 っている委託料の金額の変更など、手続きを行うための段取りがと ても多く手間取ってしまった。
理事会メンバーの
変更時期と重なった
管理会社の変更と、理事会メンバー変更の時期が重なったことで、管理会社変更の手続きの状況確認や引継ぎが発生し、手続きに時間がかかってしまった。
失敗の原因と解決方法
理事会メンバーが変わることで、変更前後の流れの把握をメンバー間で行う必要が出てきます。時期をずらすか、旧メンバーには特別委員として在籍してもらうなどの方法を取るのが良いでしょう。
コストダウンを重視しすぎた
管理会社の変更と、理事会メンバー変更の時期が重なったことで、管理会社変更の手続きの状況確認や引継ぎが発生し、手続きに時間がかかってしまった。
失敗の原因と解決方法
管理業務の内容確認を第一とし、管理体制の過不足などを確認した結果コストダウンとなる形が望ましいです。
営業担当者の印象で決めてしまった
営業担当者の印象がとても良かったので管理会社の変更を決定したが、いざサービスが始まると担当者は別の人で、思ったようなサービスを行ってもらえなかった。
失敗の原因と解決方法
営業担当者と現場担当者は別の人であることが多いので、実際に現場担当となる人とも会った上で決めることが重要です。
ネットのランキングで決めた
ネットで見た管理会社のランキングで決めたが、口コミやレビューほど満足のいくサービスは行ってもらうことは出来なかった。
失敗の原因と解決方法
管理会社は、戸建てやマンションなど形態で得手不得手があったり、重視するサービスの違いなどがあります。最適な会社を見つけるには、ランキングだけに頼らないことをおすすめします。
サービスの違いが
よくわからないまま変更した
複数の管理会社を比較して変更したが、サービスの違いがよくわからないままだった。後になって、思っていたサービスを行ってもらえないことが判明した。
失敗の原因と解決方法
契約書上、サービスの項目が同じでも管理会社によって業務内容が異なることがあります。「●●の支援」といった項目があれば、どの程度まで行ってもらえるか確認した上で選ぶことが重要です。
住民間の関係が悪化した
以前の管理会社の管理員を気に入っている人がいたり、以前ほど清掃が行き届いていないことなどが原因で、住民間の関係が悪くなった。
失敗の原因と解決方法
何がどう変わるのかを把握し、住民の方にもきちんと説明した上で変更を行うようにしましょう。
サービス内容の把握が
不十分のまま変更した
契約書を確認した上で決めたが、実際は同じサービスでも以前の会社と行ってもらえる内容が異なっていた。対応してほしいと伝えても契約書外のことは出来ないと返ってきた。
失敗の原因と解決方法
すべての管理会社の業務能力が等しいことはなく、業務内容の解釈が異なることも多くあります。例えば「清掃」といっても、どのレベルまで行われるか確認することが重要です。
想定外の支出が発生
契約書に含まれていないことも以前の会社は行ってくれていたことがわかった。変更後の会社では別料金となり、想定していなかった支出が発生した。
失敗の原因と解決方法
以前の管理会社と、新しい管理会社の業務内容の違いを細かな点まで確認し、把握した上で変更するようにしましょう。
引継ぎされていない情報がある
業務に関する引継ぎはしっかりと行ってもらえたが、住民トラブルに関する情報の引継ぎが行われておらず、状況を1から説明する必要が生じた。
失敗の原因と解決方法
法律的に決まっている内容については引継ぎが行われますが、それ以外は引継ぎが行われないことがあります。引継ぎが必要な事項について事前に確認することも重要です。
POINT
管理会社変更は気を付けなければ悪化することがある
いくつかの業者を見比べた方が良い
よく理事会で議論することが大事
失敗の原因と解決方法
管理会社は、戸建てやマンションなど形態で得手不得手があったり、重視するサービスの違いなどがあります。
最適な会社を見つけるには、ランキングだけに頼らないことをおすすめします。