【意外と知られていない】マンション管理会社を変更するメリット・デメリット

「管理会社の対応が遅い」「管理委託費が高い」「理事会運営をもっとスムーズにしたい」

このような理由から、マンション管理会社の変更を検討する管理組合が増えています。

しかし、管理会社の変更にはメリットだけでなく、引継ぎや選定方法を誤ることで新たなトラブルが発生するリスクもあります。

本記事では、マンション管理会社を変更する理由やメリット・デメリット、よくある失敗例、変更を成功させるポイントまでわかりやすく解説します。

マンション管理会社の変更は増えている？

近年、管理委託費の値上げや管理品質への不満を背景に、管理会社の変更を検討するマンション管理組合が増えています。

特に築20年以上のマンションでは、大規模修繕工事や修繕積立金の見直しをきっかけに、現在の管理体制を再評価するケースが少なくありません。

ただし、管理会社の変更自体が目的ではなく、管理品質の向上や資産価値の維持につながるかどうかが重要です。そのためには、複数社を比較検討し、自分たちのマンションに適した管理会社を選ぶことが大切です。

マンション管理会社を変更する主な理由

マンション管理会社の変更を検討する理由は、管理組合によって異なります。なかでも多いのは、日常管理への不満、管理委託費や修繕費への不信感、不正や法令違反への懸念です。

管理会社を変更すべきか判断するには、まず現在の管理会社に対してどのような課題を感じているのかを整理する必要があります。

ここでは、マンション管理会社を変更する主な理由を3つ解説します。

管理品質に不満がある

マンション管理会社を変更する理由として多いのが、管理品質への不満です。

たとえば、清掃が行き届いていない、共用部分の不具合への対応が遅い、管理組合からの問い合わせに対する返信が遅いなどのケースが挙げられます。

また、フロント担当者の説明が不十分だったり、理事会運営のサポートが弱かったりすると、管理組合の負担が大きくなります。

ただし、不満の原因が管理会社全体ではなく、担当者個人にある場合もあります。その場合は、すぐに管理会社を変更するのではなく、まず担当者変更を依頼する方法も検討しましょう。

管理委託費や修繕費に不信感がある

管理委託費の値上げや修繕工事の見積もりをきっかけに、管理会社の変更を検討するケースもあります。

近年は人件費や資材費の上昇により、管理委託費や修繕費が上がること自体は珍しくありません。しかし、値上げの根拠が不明確だったり、管理内容が変わらないまま費用だけが上がったりすると、管理組合の不信感につながります。

また、大規模修繕工事の見積もりが相場より高いと感じる場合も注意が必要です。管理会社に任せきりにせず、複数社から見積もりを取ることで、費用の妥当性を判断しやすくなります。

管理会社の変更は、費用を下げることだけが目的ではありません。管理内容と費用のバランスを見直す機会として考えることが大切です。

不正やコンプライアンス上の問題が発覚した

管理会社による不正やコンプライアンス上の問題が発覚した場合も、管理会社変更を検討すべき重要な理由になります。

たとえば、管理組合の資金管理に不透明な点がある、実施していない工事の請求がある、重要書類の管理がずさんであるといったケースです。

マンション管理では、管理費や修繕積立金など大きな資金を扱います。そのため、管理会社には高い透明性と誠実な対応が求められます。

不正や重大な問題が疑われる場合は、管理組合だけで判断せず、必要に応じて専門家へ相談することも検討しましょう。また、行政処分歴を確認したい場合は、国土交通省の「ネガティブ情報等検索サイト」を確認する方法もあります。

関連記事：マンション管理会社を変更する際の手順｜変更するメリット・デメリットも解説

マンション管理会社を変更するメリット4選

マンション管理会社を変更するメリットは以下のとおりです。

• マンション管理の質が上がる
• 管理組合の運営が円滑に進む
• 住人の管理意識の向上が期待できる
• 管理委託費を適正化できる

順番に解説します。

【メリット①】マンション管理の質が上がる

マンション管理会社を変更すると、マンションのメンテナンスや資金管理の面などで、以前より、管理の質が向上するでしょう。

なぜなら、事前に打ち合わせをして、納得した上で管理会社を選んだからです。

具体的には、以下のような改善が見込めます。

• 清掃がすみずみまで行き届くようになる
• 共用部分のチェックや手入れが十分に行われる
• 大規模修繕工事に向けた修繕積立金の見直し
• 管理費が以前より安くなり、管理内容に見合うようになる

大規模修繕工事にかかる費用は最初よりも、値上げしている場合が多いため、管理会社の変更を機に、修繕積立金の金額が適切かどうか再度調べましょう。

【メリット②】管理組合の運営が円滑に進む

マンションの管理組合の運営は、しばしば困難な課題となります。

特に大規模なマンションでは、役員選出、理事会や総会の開催といった事務処理が複雑化しやすいものです。

しかし、経験豊富な管理会社を新たに導入することで、運営プロセスの効率化や改善策を見出すことが可能になります。

良質なアドバイスやサポートを提供する管理会社に変更することは、管理組合の運営をよりスムーズにし、組合員の参加と協力を促進します。

結果として、マンションの維持管理が向上し、不動産としての価値を長期にわたって保持することに寄与するのです。

このような運営改善は、マンションの資産価値を維持、または向上させる重要な鍵となります。

【メリット③】住人の管理意識の向上が期待できる

マンション管理会社の変更は、居住者の間で管理への関心を高める絶好の機会を提供します。

この過程では、管理組合が主導して全ての居住者に向けた説明会や話し合いのセッションを組織することが求められます。

これにより、どの管理会社を選択するかについての集団的な決定が促されます。

管理会社を選ぶ過程は、各住人がマンションの日々の運営に積極的に参加し、意見を交換することを奨励します。

このような参加と対話は、管理組合の運営に対して肯定的な影響をもたらし、結果的にマンションの管理品質の向上へと繋がります。

住人全員が関与することで、マンションコミュニティ全体の管理に対する意識が高まり、より良い居住環境の実現に貢献します。

このアプローチは、マンションの価値を高めるためにも重要な役割を果たします。

【メリット④】管理委託費を適正化できる 

管理会社を変更することで、管理内容を維持したまま管理委託費を適正化できる場合があります。

ただし、単純に管理費が安い会社を選ぶのではなく、業務内容とのバランスを確認することが重要です。

管理費削減だけを優先すると、清掃回数の減少や点検品質の低下につながる可能性があります。

費用とサービス内容を比較しながら検討することが大切です。

関連記事：マンション管理会社を変更するデメリット｜失敗しないための方法も解説

マンション管理会社を変更するデメリット

マンション管理会社を変更するデメリットは以下のとおりです。

• 業務の継続性がなくなる
• 管理のクオリティが低下する場合がある
• 理事会や住人間のトラブル

順番に解説します。

【デメリット①】業務の継続性がなくなる

管理会社の変更は、マンション管理において重要な業務の1つですが、この過程での課題も無視できません。

新しい管理会社への業務引き継ぎは、特に慎重に行う必要があります。

不適切な引き継ぎは、書類の紛失や重要な情報の伝達漏れなど、様々な問題を引き起こす可能性があります。

このようなリスクを避けるため、現在の管理会社から新しい管理会社へのスムーズな移行を確保することが不可欠です。

移行中に生じる可能性のある引き継ぎエラーは、管理組合の進行中のプロジェクトや計画に影響を与えることがあります。

そのため、管理組合の役員や理事長が引き継ぎに積極的に関与し、両方の管理会社が正確に情報を共有することが重要です。

適切な監督と注意深い計画により、管理会社の変更に伴うリスクを最小限に抑え、マンション管理の効率性と品質を維持することが可能です。

このアプローチは、マンションの長期的な価値を保つ上で重要な役割を果たします。

【デメリット②】管理のクオリティが低下する場合がある

マンション管理会社の変更を検討する際には、慎重な前準備が求められます。

特に、管理の質を維持しながらコストを削減しようとする場合、新しい管理会社の選定には細心の注意を払う必要があります。

安価な管理委託業務を提供する会社に変更することが、必ずしも最善の選択とは限りません。

コスト削減の追求が管理サービスの質の低下を招くリスクがあるためです。

選定プロセスでは、新しい管理会社が提供するサービスの範囲や品質を詳細に確認することが重要です。

事前に明確な要件を設定し、それに基づいて潜在的な管理会社を評価することが推奨されます。

また、マンションの常駐管理人によって提供されるサービスの範囲も、変更前に確認することが必要です。

新しい管理人が以前の管理人と同等またはそれ以上のサービスを提供できるかどうかを把握することで、管理品質の低下を防げます。

住人のニーズや期待に応える管理会社を選択するためには、住人からのフィードバックを積極的に取り入れ、希望するサービス内容を明確にすることが効果的です。

このようにして、マンション管理の質を維持しつつ、コスト効率の良い運営を実現することが可能になります。

【デメリット③】理事会や住人間のトラブル

管理会社が変更される場合、旧管理会社から新管理会社へのスムーズな引継ぎが行われないと、いくつかの問題が生じる可能性があります。

例えば、「重要書類」や「共用部分の鍵」のような重要な物品が失われることがあるかもしれません。

また、これまで進行中だった事項、たとえば大規模修繕工事や管理規約の改正などのプロジェクトが中断され、進行が停滞するリスクもあります。

マンション管理会社を変更する流れ 

マンション管理会社の変更は、管理組合の判断だけで完了するものではありません。住民への説明や総会決議、管理資料の引継ぎなど、複数の手続きを経て進める必要があります。

スムーズに管理会社を変更するためには、事前に流れを把握し、計画的に準備を進めることが大切です。ここでは、マンション管理会社を変更する一般的な流れを解説します。

①現状の問題点を整理する

まずは現在の管理会社に対して、どのような課題があるのかを明確にしましょう。

理事会だけで判断するのではなく、住民アンケートを実施し、管理品質や対応状況に関する意見を集めることが重要です。

「管理費が高い」「対応が遅い」「清掃が不十分」など、不満の内容を整理することで、次の管理会社に求める条件が明確になります。

管理会社変更の目的を共有しておくことで、その後の比較検討も進めやすくなるでしょう。

②複数の管理会社を比較する

課題が整理できたら、複数の管理会社から提案や見積もりを取得します。

管理委託費だけでなく、管理体制や業務内容、フロント担当者の経験、修繕工事への対応力なども比較することが大切です。

1社だけの提案では、費用やサービス内容が適正かどうか判断できません。複数社を比較することで、自分たちのマンションに適した管理会社を選びやすくなります。

比較検討の際は、管理委託契約書や業務仕様書もあわせて確認しておきましょう。

③プレゼンテーションを実施する

候補となる管理会社が決まったら、理事会や管理組合向けのプレゼンテーションを実施します。

この際は営業担当者だけでなく、実際に担当予定となるフロント担当者にも参加してもらうことをおすすめします。

管理会社の説明内容だけでなく、担当者の対応力や提案力、コミュニケーション能力も確認できるためです。

管理会社選定後のミスマッチを防ぐためにも、現場を担当する人材の質を見極めることが重要です。

④総会で承認を得る

管理会社を変更するためには、管理組合総会での決議が必要です。

そのため、比較結果や選定理由、期待できる効果などを資料としてまとめ、区分所有者へ丁寧に説明しなければなりません。

管理会社変更はマンション全体に関わる重要な判断であるため、住民の理解と協力を得ることが成功の鍵となります。

総会で承認を得られた後、新しい管理会社との契約手続きへ進みます。

⑤引継ぎを行う

総会決議後は、旧管理会社から新管理会社への引継ぎを行います。

管理規約や総会議事録、修繕履歴、長期修繕計画書などの重要書類に加え、共用部分の鍵や設備関係の資料なども漏れなく引き継ぐ必要があります。

また、進行中の修繕工事や未解決の住民対応がある場合は、その内容も共有しなければなりません。

引継ぎが不十分だと、管理業務に支障が生じる可能性があるため、理事会も内容を確認しながら進めることが大切です。

マンション管理会社変更でよくあるトラブル4選

マンション管理会社変更でよくあるトラブルは以下のとおりです。

• フロント担当者がよくない
• サービスの質が落ちた
• 口コミ・評価のみで決めてしまった
• 管理会社変更後に期待した改善が得られなかった

順番に解説します。

【トラブル①】フロント担当者がよくない

契約前に魅力的な営業トークや担当者の人柄によって誘われることは珍しくありません。

実際の管理サービスの質は、現場を担当するスタッフによって大きく左右されます。

営業担当者が契約を獲得するために企業の利点を強調するのは当然ですが、物件の日常管理を行うのはフロント担当者であるため、彼らの責任感や実務能力がサービス品質に直結します。

そのため、プレゼンテーションや説明会の際には、フロント担当者も同席することを求めることが重要です。

これにより、実際にサービスを提供する人物がどのような姿勢で業務に当たるか、直接確認することが可能になります。

フロント担当者の参加を通じて、企業が提供するサービスの実態と担当者の責任感を見極めることができ、後悔するリスクを最小限に抑えられます。

契約を検討する際には、営業担当者の言葉だけでなく、実際にサービスを提供するフロント担当者の資質と姿勢を慎重に評価することが、賢明な選択へと繋がります。

【トラブル②】サービスの質が落ちた

管理費の低さが目を引くことはありますが、低コストが必ずしも質の高いサービスを意味するわけではないことに注意が必要です。

特に、人件費の削減によって清掃やメンテナンスの質が落ち、結果的に住民の不満やトラブルにつながる事例が報告されています。

安価な管理費でサービスを提供する一部の会社では、業務範囲の削減やサービス品質の低下が見られることがあり、これが住民間のストレスやトラブルの原因となることがあります。

費用削減が短期的な経済的メリットをもたらすかもしれませんが、長期的な視点で考えた場合、建物の早期劣化や将来的な修繕費用の増加など、結局はコストがかさむ可能性があることを理解することが重要です。

したがって、管理費を評価する際には、単に費用の面だけでなく、提供されるサービスの質や範囲、そして長期的な建物維持に与える影響を総合的に考慮することが求められます。

このようなバランスの取れたアプローチが、マンション管理において最も望ましい選択を導くでしょう。

【トラブル③】口コミ・評価のみで決めてしまった

インターネット上での評判やランキング、SNS上の口コミを判断材料として利用する際には慎重さが求められます。

これらの情報源は、必ずしも客観的または信頼できるものではなく、場合によっては利害関係に基づいたものや信憑性に欠ける情報も含まれています。

特に、外部の比較サイトやランキングに掲載されている情報は、その順位や評価が特定の基準や利害関係に左右されている可能性があります。

そのため、これらの情報を唯一の判断基準とすることは避け、より幅広い視野でサービスの質や担当者の対応を自身で確認することが推奨されます。

実際のサービス内容や提供会社の対応品質を直接チェックすることにより、より正確な情報に基づいた決定を下せます。

このアプローチによって、より信頼性の高い情報をもとに、適切な選択を行うことが可能になります。

【トラブル④】管理会社変更後に期待した改善が得られなかった 

管理会社を変更したものの、「担当者の対応が変わらない」「理事会運営が改善しない」といったケースもあります。

原因の多くは、変更前に課題を明確化できていなかったことです。

管理会社変更は手段であり目的ではありません。

変更後に何を改善したいのかを管理組合内で共有しておくことが重要です。

マンション管理会社変更で失敗しないためのポイント5選

マンション管理会社の変更は、管理品質の向上や管理費の適正化につながる可能性があります。

しかし、選定方法を誤ると、かえって管理サービスが低下したり、住民間のトラブルが発生したりすることもあります。

管理会社の変更を成功させるためには、事前準備と比較検討が欠かせません。

ここでは、管理会社変更で失敗しないためのポイントを解説します。

【ポイント①】住民アンケートを実施する

住民のフィードバックを通じて管理会社に関する潜在的な問題を特定することは、管理組合が直面する課題を解決する効果的な手段です。

クレームや不満が管理会社の変更を検討するきっかけになる場合、住民向けのアンケート調査を実施することが有益です。

このアプローチにより、管理組合では気づきにくい具体的な問題点が浮き彫りになる可能性があります。

例えば、管理会社が依頼している外部スタッフやフロント担当者によるサービスの質が、住民の不満の原因となっている場合があります。

直接住民と接する清掃員や緊急サポートセンターのスタッフの対応は、管理会社への印象を大きく左右するため、このような点を明らかにすることは重要です。

もし管理サービスそのものに問題がない場合は、管理会社を変更するよりも、問題のあるフロント担当者の見直しや交代を提案することが、より実践的な解決策となり得ます。

このような適切なフィードバックと対応を通じて、管理組合と住民の間でより良い関係を築き、共に快適な住環境を維持することが目指されます。

【ポイント②】複数社を比較検討する 

管理会社を選ぶ際は、1社だけで判断せず、複数社を比較検討することが大切です。

管理委託費だけでなく、管理体制や提案力、フロント担当者の経験、修繕工事への対応力なども確認しましょう。

また、プレゼンテーションやヒアリングの機会を設けることで、各社の対応姿勢や提案内容の違いを比較しやすくなります。

複数社を比較することで、自分たちのマンションに適した管理会社を見極めやすくなるでしょう。

【ポイント③】管理委託費だけで判断しない

管理会社を変更する際、管理委託費の安さだけで判断するのは避けるべきです。

管理費が安くても、清掃回数の削減や巡回頻度の低下などによって、管理品質が下がる可能性があります。

また、短期的にはコスト削減につながっても、建物の維持管理が不十分になれば、将来的に修繕費用が増加するおそれもあります。

重要なのは価格の安さではなく、費用とサービス内容のバランスです。管理内容を十分に確認したうえで比較検討しましょう。

【ポイント④】フロント担当者の質を確認する 

マンション管理の満足度は、フロント担当者の質によって大きく左右されます。

理事会運営のサポートや住民対応、トラブル発生時の対応など、多くの業務をフロント担当者が担うためです。

そのため、管理会社の説明会やプレゼンテーションでは、営業担当者だけでなく、実際に担当予定のフロント担当者にも参加してもらうことをおすすめします。

担当者の経験や提案力、コミュニケーション能力を事前に確認することで、変更後のミスマッチを防ぎやすくなります。

【ポイント⑤】長期修繕計画を第三者に診断してもらう

長期修繕計画や修繕積立金の設定に不安がある場合は、第三者機関による建物診断を検討しましょう。

管理会社が作成した修繕計画だけでは、費用や工事内容の妥当性を客観的に判断することが難しい場合があります。

第三者による診断を受けることで、本当に必要な修繕工事なのか、積立金が適正なのかを確認できます。

特に築年数が経過したマンションでは、管理会社変更の前に建物の状態を正しく把握することが、適切な判断につながります。

マンション管理会社がトラブルに対応してくれない理由

マンション管理会社がトラブルに対応してくれない理由は以下のとおりです。

• 人員が不足している
• 判断に時間がかかっている
• 担当者が不誠実
• カスタマーハラスメントで契約更新を断られている

順番に解説します。

人員が不足している

管理会社が直面している人手不足は、一人の担当者が複数のマンションを管理する事態を引き起こしており、これがサービス品質に影響を及ぼしています。

担当者が誠実であっても、限られたリソースではすべての物件に十分な注意を払うことが難しいため、結果として緊急性の低い問題が後回しにされがちです。

このような状況は、マンションの日常運営における遅延やサービスの質の低下を招くことがあります。

判断に時間がかかっている

時には、管理会社の担当者が独断で処理できないトラブルも発生します。

多くの場合、マンションの理事長や上司の承認が必要であるため、これらの重要な判断が遅れると、問題の対応に時間がかかってしまいます。

特に、理事長が連絡不可能な場合や上司が出張で不在の場合は、対応の遅れがさらに顕著になり、住民の不便が増すことが考えられます。

担当者が不誠実

管理会社の担当者が責任感に欠ける場合、問題の解決が遅れるか、全く行われないことがあります。

管理会社の業務は多岐にわたり、担当者はしばしば複数の業務に同時に対応する必要があります。

その結果、他の対応に忙殺されてしまい、一部の問題を忘れてしまうことがあるのです。

さらに、担当者の中には経験が少なく、十分な対応ができない若手もいるため、適切な処理が遅れる場合もあります。

カスタマーハラスメントで契約更新を断られている

カスタマーハラスメントとは、顧客が企業に対して不当な要求を伴うクレームを行うことを指します。

マンションの住民から不合理な要求が多いと、管理会社はそれに対応できなくなることがあります。

このような状況が続くと、管理会社は契約の更新を拒否する可能性があります。

契約が更新されなければ、その後の管理サービスを受けることができなくなるため、住民としては要求をする前に、その内容が妥当かどうかをよく考えることが重要です。

管理会社が対応してくれないとトラブルに発展するケース

管理会社が対応してくれないとトラブルに発展するケースは以下のとおりです。

• 専有部分の設備の不具合や故障
• 隣人トラブル
• 清掃などの共用部分の管理不足

順番に解説します。

専有部分の設備の不具合や故障

専有部の設備、例えばお風呂、トイレ、換気扇、配管などが故障したり問題が生じたりした場合、通常は管理会社に連絡して修理の手配をしてもらいます。

しかし、管理会社が迅速に対応してくれない場合、必要な修理が行えずに困ることがあります。

自分で修理業者を探し、スケジュールを調整するとなると、時間と労力が必要です。

専有部の設備は日常生活に不可欠であるため、修理が遅れると様々な不便や問題が生じる可能性があります。

隣人トラブル

騒音問題やペットに関するトラブルなど、隣人間の問題は、しばしば管理会社の介入が必要です。

これらの問題は住民同士や管理組合だけで解決するのが困難であるため、管理会社が中介して取り扱うことが望ましいです。

ただし、管理会社が適切に対応しない場合、これらのトラブルは解決されず、時間が経つにつれて不満が蓄積し、さらに大きな問題へと発展する可能性があります。

清掃などの共用部分の管理不足

マンション管理を専門の会社に委託する場合、その責任には共有部分の維持管理も含まれます。

これには廊下の清掃やエレベーターの点検などがあり、これらのエリアで清掃不備や照明の故障などの問題が生じることがあります。

理想的には、これらの問題は管理会社によって迅速に対処されるべきですが、対応が不十分な場合、マンションの状態に悪影響を及ぼす可能性があります。

まとめ【マンション管理会社変更でよくあるトラブルを把握しましょう】

マンション管理会社の変更は、管理品質の向上や管理委託費の適正化、理事会運営の改善につながる可能性があります。

一方で、管理費の安さだけで選んだり、引継ぎが不十分だったりすると、新たなトラブルが発生することもあります。

重要なのは、「なぜ変更するのか」を明確にし、複数社を比較したうえで自分たちのマンションに合った管理会社を選ぶことです。

管理会社変更を検討している場合は、現状の課題整理から始めてみましょう。

「マンション管理会社変更したいけど、やり方がわかんない……」

「今のマンション管理会社に不満がある……」

こういった悩みはありませんか？大切なことなので慎重になり、なかなか自分では動けませんよね。

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