マンション管理会社を変更する際の手順｜変更するメリット・デメリットも解説

マンション管理会社の問題点を洗い出す

現行のマンション管理業者に関連する課題を特定することから始めましょう。
・遅延した対応
・過剰な管理委託料
・そして不適切なメンテナンス作業
これらは、住民が通常抱く不満の一部です。
問題点を整理する際には、一部の住民や理事会のみの意見に頼るのではなく、多くの区分所有者からフィードバックを求めることが重要です。
フィードバックの収集により、予期せぬ課題が明らかになることもあり、同時に住民の関心も高まります。
課題の抽出は、新しい管理会社の選定基準を設定する上で不可欠なプロセスとなります。
意見を取り入れ、現在の管理状況に存在する具体的な問題点を明確にしましょう。

マンション管理会社を選ぶ

新規のマンション管理会社を選定する際には、条件を満たす複数の業者、具体的には4〜5社を選び、それぞれから見積もりを取得することが重要です。
比較分析を容易にするために、現在の管理サービスレベルに相当するサービス内容で見積もりを依頼しましょう。
管理会社の選択肢には、業界の大手企業から独立した中小企業まで幅広く存在します。
大企業が必ずしも最適とは限らないように、中小企業が常にコスト効率が良いとは限りません。
そのため、先入観に囚われずに、複数の管理会社の提案内容とコストを慎重に比較し、お持ちのマンションに最適な選択をすることが大切です。

マンション管理会社のプレゼンを受ける

次のステップとして、絞り込んだ候補企業からプレゼンテーションを受けることが重要です。
プレゼンテーションは通常、理事会で実施されますが、理事だけでなく、一般の住民に向けた住民説明会も開催することをおすすめします。
各候補企業にはプレゼンテーションのための所定の時間を設け、その後質問と回答の時間でセッションを締めくくるのが、一般的なアプローチです。
また、将来的にマンションを日々管理することになる管理人の性格や人柄を事前に把握しておくことも、管理業務がスムーズに進むための鍵となります。
プレゼンテーションや住民説明会が終了した後は、全住戸に対してどの管理会社が最も適していると思われるかについてアンケートを実施しましょう。
その結果をもとに最終的な選定を行うことが望ましいです。

契約内容を確認する

新しい管理会社との契約を締結する際には、契約書の内容を慎重に確認することが不可欠です。
以下のキーポイントを念頭に置いて、契約の詳細を精査しましょう。
・契約解除条件や損害賠償の条項が明確に記述されているか
・解約通知期間が合理的であるか
・管理費の未払いに対する督促期間が適切であるか
・緊急事態に対応する管理業務がマンションの地理的環境に適しているか
管理組合が管理会社と契約を交わす過程では、最初に重要事項説明書を作成し、これを基にして管理委託契約書を締結します。
この契約書は、一般的に国土交通省のマンション標準管理委託契約書を参照しつつ、必要に応じて追加や修正を加えて作成されます。
マンション標準管理委託契約書は、公正な契約を促進するためのガイドラインとして機能します。
実際の契約書作成時には、追記や修正部分が管理組合に不利益をもたらさないよう、細心の注意を払って確認することが重要です。

総会でマンション管理会社の変更を決議する

契約内容のレビューを完了した後は、管理会社の変更を正式に決定するためにマンションの定期総会での決議が必要です。
総会を開く前に、新しい管理契約の詳細を住民に周知するための説明会を開催するか、情報を文書で配布することが望ましいです。
一般的に、マンションの定期総会は年1回開催されます。
多くの議題がある場合や、特定の事項を迅速に決定する必要がある場合は、臨時の総会を開催することを検討してください。
総会での決議にあたっては、通常新しい管理会社から決議の前に重要事項説明会が開催されますので、総会時にも同席してもらうのが良いでしょう。
出席者の中で規定された賛成票が得られれば、正式に管理会社を変更することが可能になります。

現在のマンション管理会社に解約の旨を伝える

住民の同意を得て新規管理会社への切り替えが承認された場合、現行の管理会社宛に正式な解約通知を送ることが次のステップです。
この通知は、解約希望日の少なくとも3カ月前には発送するのが基本です。
ただし、管理組合と現在の管理会社との契約に特別な条項が含まれている場合があるため、契約書を確認し、解約通知の締め切りが定められているかを再確認することが重要です。
解約通知は重要な文書であるため、確実性を高めるために簡易書留ではなく、一般書留での発送を推奨します。
一般書留を利用することで、受け取りから配送までの全過程が記録され、もしもの場合には実際の損失額に対する補償が受けられる利点があります。

参照：国土交通省（マンション標準管理委託契約書）

新旧の管理会社で引き継ぎを行う

現行の管理会社から解約通知の受領が確認された後は、新たな管理会社に対して業務の引継ぎを実施します。
引継ぎプロセスは、誤りが生じないように、理事会メンバーの監督のもとで進めることが推奨されます。
引き継ぎ対象となる主要なアイテムには、重要な公文書や共用スペースの鍵といった備品が含まれます。
特に重要な文書としては、下記のようなものがあります。
・管理規定および利用細則
・理事会や総会の議事録
・修繕歴が記載された文書
・竣工図面や設計図書
・マンション販売時の資料やパンフレット
共用エリアの鍵については、各鍵がどの施設に対応するものかを正確に把握しながら引継ぎを行う必要があります。
通常、鍵は予備を含め複数存在することが多いため、正確な本数の確認も欠かせません。
文書や鍵の引継ぎだけでなく、現在理事会で検討中の事項も重要な引継ぎ内容です。
新しい管理会社の担当者に理事会への参加を依頼するなどして、議題を共有することが重要です。
管理費の支払い口座の変更がある場合には全ての区分所有者に対して適切に通知する必要があります。

【メリット①】管理委託費用が安くなる

多くのマンションにおいて、管理会社を変更する主な目的は管理コストの削減にあります。
実際に、新しい管理会社への切り替えによって、一世帯当たりの管理費が安くなるケースもあります。
明確な経済的利益は、多くの住民にとって最大の魅力といえるでしょう。
毎月の固定費用を減らすことは、住民にとって直接的な金銭的メリットをもたらし、この点が管理会社変更の大きな利点となっています。

【メリット②】管理の質が向上する

マンション管理員の職務は、日々の運営において多岐にわたる業務を担います。
管理会社によって提供されるサービスレベルには違いがあり、フロント担当者のマンション管理数に反映されます。
たとえば、1人の担当者が管理するマンションの数が10棟の場合もあれば、30棟を超えるケースもあります。
これにより、サービスの対応速度に顕著な違いが出ることがあります。
担当棟数が少ない場合、より細やかで手厚いサポートが期待できる可能性があります。

【メリット③】管理組合の課題解決につながる場合がある

マンションの運営上の問題解決には、管理会社のサポートが不可欠です。
しかし、問題に取り組む姿勢や革新的な提案をする能力は、会社によって大きく異なります。
たとえば、マンションの駐車場に空きが多く生じている場合、優れた管理会社であれば迅速に対応策を打ち出します。
周辺の駐車場料金を調査し、マンションの料金設定が市場価格よりも高い場合には、価格調整を提案し、結果としての収益見込みを提示するなどが含まれます。
また、マンション内での募集告知を行うなど、物件特有の戦略を考案してくれることも期待できます。
一方で、提案能力に欠ける管理会社では、このような問題が放置されることもあります。
管理会社選びの際には、「当マンションが直面している問題に対して、貴社ではどのような解決策を提案できますか？」と質問することで、その会社の提案力や積極性を見極める手がかりになるでしょう。

【メリット④】住人の当事者意識が高まる

マンション管理会社の変更過程は、従来自治活動に参加してこなかった組合員を含め、全組合員の管理に対する関心を高める良い機会となります。
この過程には、会議の運営や業者選定など、組合員の積極的な参加が求められます。
新しい管理会社への移行には、問題が提起されてから実際に変更が完了するまでに1年程度かかります。
この期間は組合員が協力して議論を深め、共通の意見を形成していく重要な時期となります。
このような組合員間の連携と自治意識の向上は、将来のマンション運営にとっても非常に有益な影響をもたらします。

【デメリット①】業務の継続性が失われる

マンションの管理規定は通常、国土交通省が策定した「マンション標準管理規約」をベースに作成されるため、管理会社が変わっても基本的なルールは変わりません。
ただし、管理組合とマンション管理会社間で独自に合意された特約が存在する場合は、これらの取り決めは新しい管理会社にも適切に引き継がれる必要があります。
特に、具体的な手続きや取り決めが明確に定められている場合はスムーズに引き継ぎが可能ですが、そうでない場合には、詳細を確実に引き継ぐための注意が必要です。

【デメリット②】管理会社を変更することへの不安

一度も管理会社を変更した経験がない場合、分譲以来ずっと同じ管理会社に委託している状況になります。
「自分たちのマンションについて深く理解している」「建設した会社と同じグループの管理会社の方が望ましい」と考える声もあります。
しかし、管理会社の変更が不可能である、あるいは建設会社が関連するグループ企業でなければ行えない修繕作業があるわけではありません。
それにもかかわらず、管理会社を変えることによる潜在的な問題への懸念を抱える方もいます。

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【ポイント①】コンサルティング会社にいわれたままに動かない

コンサルティング会社に相談する場合は、成功報酬型に要注意です。
成功報酬型とは、管理会社変更により管理費を節約できた場合に、削減できた管理費の何割かがコンサルティング会社の報酬になる仕組みをいいます。
コンサルティング会社としては、削減すればするほど自社の利益につながるため、サービスの質よりもコストカットに努めるようになります。
削減の度合いが大きければその分自社の利益が増えるため、料金が安価なマンション管理会社への変更をすすめられる可能性が高いです。
管理費が安くなるのは管理組合にとってもわかりやすい魅力です。
何も知識がない人は、コンサルティング会社に言われるがまま管理会社を変更して後悔するケースがあります。
自分自身でも紹介された管理会社が最適な選択肢なのか検討する姿勢が大切です。

【ポイント②】アンケートを取る

住民のフィードバックを収集することで、管理会社の変更を検討する際に重要な洞察を得ることができます。
住民アンケートを通じて、管理組合が気づいていない潜在的な問題が明らかになる可能性があります。
清掃スタッフや緊急サポートチームなど、管理会社が外部に委託しているスタッフの対応は、住民が直接経験するサービスの質に大きく影響します。
スタッフの対応が住民の管理会社に対する印象を左右するでしょう。
不満がある場合は、管理会社の全面的な変更ではなく、具体的な現場スタッフの交代を提案することが解決策となる場合があります。

【ポイント③】管理の質が改善しない場合は再考

管理やサービスの質を低下させるような変更は避けるべきです。
管理費の削減が必要で、より低コストの管理会社への変更を検討するケースもあるかもしれません。
しかし、費用削減が最終的に住民にとってのメリットにならない場合も少なくありません。
このような変更は、管理サービスの質の低下を招き、結果として住民の不満を増大させることにつながる可能性があります。
管理会社を変更する際には、現在の管理やサービスの質を維持あるいは向上させることを最優先事項として考えることが重要です。