マンション管理会社を変更するデメリット6選｜変更手順も詳しく解説
マンション管理会社を変更することを考えたとき、多くの方が抱える不安や疑問に、本記事が明確な答えを提供します。
管理会社を変更する際のデメリットを知ることは、予期せぬ問題を避け、より良い選択をするための第一歩です。
本記事では、具体的な事例を交えて、管理会社の変更がもたらす可能性のあるリスクとその対処方法を詳細に解説します。
デメリットを理解し、適切に対応することで、変更後の管理体制がぐっと良くなることも少なくありません。
この記事を読むことで、マンション管理会社の変更に伴う具体的なデメリットを理解し、それらを如何にして乗り越え、住みやすい環境を再構築するかのヒントを得ることができます。
管理会社の変更を検討することは決して簡単な決断ではありませんが、正しい情報と適切な準備により、皆さんのマンション生活がより快適なものになることをお約束します。
この記事の監修者
株式会社デュアルタップコミュニティ 代表取締役社長
池田 秀人
２０１７年６月株式会社デュアルタップ入社、２０１７年１０月株式会社デュアルタップコミュニティ設立（取締役就任）、２０１８年７月株式会社建物管理サービスの株式取得し、完全子会社へ（取締役就任）、２０１９年７月専務取締役に就任、２０２０年７月代表取締役に就任～現在に至る
所有資格：マンション管理士、管理業務主任者、宅地建物取引士、賃貸不動産経営管理士
目次
マンション管理会社とは
マンション管理会社とは、管理組合の代わりにマンションの管理業務を行う業者のことです。
管理組合から業務を委託され、さまざまな業務を代行します。
さまざまな管理会社の中から自由に決められます。
マンションの管理業務は、事務管理や清掃、業者の立ち会いなどがあります。
専門知識や経験が必要な業務であるため、管理組合ですべて担うのは大変です。
そのため、管理の負担を少しでも減らすためにマンション管理会社を利用しています。
管理会社が管理するのは主に共用部分のメンテナンスです。
仮に実務の多くを管理会社に任せていたとしても、最終的なマンション管理の主体は管理組合です。
つまり、管理会社とは、マンションのさまざまなメンテナンスの実務を行う外部組織のことをいいます。
マンション管理会社を変更するデメリット6選
マンション管理会社を変更するデメリットは以下のとおりです。
- クオリティが低下する場合がある
- 継続性が失われる
- 住人間のトラブル
- マンション管理会社変更がベストな選択肢とは限らない
- 引き継ぎが上手くいかない場合もある
- 信頼していたスタッフも変わってしまう
順番に解説します。
【デメリット①】クオリティが低下する場合がある
マンション管理会社を変更して管理業務の質が低下してしまう場合があります。
これまでの管理委託契約書と同等の管理仕様であったとしても、契約書に記載されない部分の業務の質は、管理会社ごとに変わります。
新しい管理会社の方がクオリティが高いとは必ずしも限りません。
【デメリット②】継続性が失われる
マンション管理会社を変更すると管理業務の継続性が失われる可能性があります。
新旧双方の管理会社による引継ぎが適切におこなわれないと重要書類や共用部分の鍵などの物品の紛失や、継続してきた審議事項などが停滞する可能性があります。
【デメリット③】住人間のトラブル
マンションの管理会社を変更すると住民間のトラブルが起こる可能性があります。
マンションの分譲以来、管理業務をおこなってきたマンション管理会社を変更することは、マンションの住人にとって影響の大きい事柄です。
新しい管理会社の選定に関して理事会へのクレームがあったり住人間の対立に発展することがあります。
【デメリット④】マンション管理会社変更がベストな選択肢とは限らない
マンションの管理会社を変更する際、その変更が必ずしも住まいの管理状況を改善するわけではありません。
成功報酬を基に動くコンサルティング業者が不必要な会社の変更を推進したり、過度なコストカットによってサービスの質が低下するリスクも存在します。
さらに、管理業界全体の人材不足が進む中で、適切な新しい管理会社を見つけることが困難になるケースも否定できません。
そのため、現状のサービス水準を維持しつつ、費用対効果に優れた管理会社を選定することが、マンションの将来価値を見据えた賢明な選択といえます。
【デメリット⑤】引き継ぎが上手くいかない場合もある
管理業務の移行がスムーズに行かず、将来的に問題が生じる場合があります。
理想的には、すべての重要な情報が文書やデータベースにしっかりと記録されていることが望ましいですが、それが実現しているとは限りません。
場合によっては、過去の管理人の記憶に頼ることが必要になったり、記録漏れが発生していることもあります。
そのため、内部の詳細に精通している理事が引き継ぎに参加することが推奨されます。
さらに、建築から10年以内のマンションでは、多くがアフターサービス保証期間内にあることが多いです。
管理会社がアフターサービスの連絡窓口を担っているケースもあるため、この点を特に注意深く確認することが重要です。
【デメリット⑥】信頼していたスタッフも変わってしまう
「管理会社に対する不満はあるけれど、管理人は優秀だ」という意見もよく聞かれます。
管理会社を変更する際、通常は管理人との契約も終了します。
しかし、管理人との事前の協議によって、新しい管理会社の下で引き続き勤務を続けてもらうことも考えられます。
信頼できる管理人がマンションの事情を熟知している場合、これは大きなメリットとなります。
マンション管理会社を変更するメリット3選
マンション管理会社を変更するメリットは以下のとおりです。
- 管理委託費が削減できる
- 現在の管理委託項目の金額や仕様が適切か確認ができる
- 管理の質が上がる
順番に解説します。
【メリット①】管理委託費が削減できる
多くの場合、マンションが分譲された当初から管理費の見直しやサービスの再評価をしていないと、管理会社を変更することでコスト削減が実現できる可能性が高まります。
これは、マンションが最初に市場に出た時点で、開発会社のグループ企業や提携企業が管理業務を担当しており、その結果、初期の管理費が比較的高額に設定されていることが一因です。
管理会社を変更するメリットは、費用の削減だけに留まらず、現在のサービスが住民のニーズに合っているかどうかの再評価の機会も提供されます。
これにより、住民にとってより良い住環境を実現するための適切なサービス内容への見直しが可能になります。
【メリット②】現在の管理委託項目の金額や仕様が適切か確認ができる
分譲当初から同じマンション管理会社に業務を委託している多くの管理組合では、費用やサービスの内容を見直したことがない場合が少なくありません。
実際に管理会社を変更しない場合でも、他の管理会社にマンションの現況を評価してもらうことで、現在委託している管理サービスのコストや品質が妥当かどうかを検証する機会を得られます。
これは、マンションの長期的な価値維持と居住者の満足度向上に寄与する重要なステップです。
【メリット③】管理の質が上がる
マンション管理会社の変更を検討する際、管理サービスの項目とその品質が適切に設定されているかを評価する絶好の機会があります。
適正なサービス基準が確保されれば、清掃や設備の保守など、マンションに必要な業務が適切に実施され、結果的に管理の全体的な品質が高まることでしょう。
また、管理会社を変更する手順では、管理費や修繕積立金の適正な収支バランスも検証されます。
収支に不均衡があれば、改善策の提案を受けることが可能です。
これにより、マンションの財務健全性と居住環境の質の両方が向上します。
関連記事：マンション管理会社を変更するきっかけとは？失敗しないためのポイントも解説
マンション管理会社の変更で失敗しないためのポイント
マンション管理会社の変更で失敗しないためのポイントは以下のとおりです。
- 費用だけ見て決めない
- 担当者の人柄だけで決めない
順番に解説します。
【ポイント①】費用だけ見て決めない
管理会社を変更する際の主な動機の1つに委託費の見直しがありますが、低コストを追求することが常に最良の結果をもたらすわけではありません。
委託費の削減がサービスの質の低下につながり、結果的にマンションの維持管理が適切に行われず、建物の劣化を加速させるケースも報告されています。
逆に、委託費が増加することがサービスの向上を保証するわけでもありません。
重要なのは、支払う委託費と提供されるサービス内容が適正にバランスしているかを慎重に評価することです。
管理費の変更は居住者の同意を得にくく、一度決定すると再変更が困難になる傾向にあるため、特に慎重な検討が求められます。
管理会社を変更して管理費を調整した後に、期待したサービスが提供されない事態を避けるため、サービス内容と委託費の適正なバランスを確認することが不可欠です。
【ポイント②】担当者の人柄だけで決めない
たとえ現地調査で訪れる管理会社の営業担当者がフレンドリーでコミュニケーションが取りやすい人物であっても、その魅力に流されて即座に契約を結ぶのは避けるべきです。
プレゼンテーションでの説得力ある話に惹かれることもあるでしょうが、契約後に他の物件の管理に集中し、約束されたサービスがおろそかになる可能性があるため、慎重な判断が必要です。
営業担当者の人柄や話術に惑わされないためには、契約前に管理組合が主体となって、管理業務の具体的な内容や対応方針に関して深く問い質すべきです。
回答が曖昧だったり、質問に即座に答えられない場合、あるいは不確かな情報で誤魔化そうとする態度が見られた場合は、その管理会社に長期的な管理を委ねるのは適切ではないと見極められます。
業務委託していた管理会社から変更したマンションの割合
国土交通省「平成30年度マンション総合調査 管理組合向け調査結果」によれば、分譲時に開発業者が推奨した管理会社に業務を委託し続けているマンションは全体の73.1％を占め、一方で分譲時から管理会社を変更したマンションは20.9％になります。
これは、管理会社の変更が一般的であり、多くのマンション組合で検討されていることを示しています。
管理会社を変更しない選択をしたマンションが多数派である一方で、5つのマンションに1つ以上が管理会社を変更している事実は、このような変更が決して珍しいことではないことを示しています。
それにもかかわらず、管理会社を変更することにはデメリットも伴います。
そのため、管理会社の変更がマンションの利益に合致するかどうかを十分に理解し、慎重な検討を行うことが重要です。
参照：国土交通省「平成30年度マンション総合調査 管理組合向け調査結果」
マンション管理会社の変更手順
マンション管理会社の変更手順は以下のとおりです。
- 管理会社の問題点を明確にする
- 管理会社に見積もり依頼する
- 管理会社の決定
- プレゼンテーション
- 総会・臨時総会の実施
- 管理会社の解約
- 管理会社の引き継ぎ
順番に解説します。
関連記事：マンション管理会社を変更する際の手順｜変更するメリット・デメリットも解説
【変更手順①】管理会社の問題点を明確にする
マンションの運営を円滑に進めるためには、組合役員が中心となって管理会社に関する課題を明確にし、整理することが不可欠です。
この過程では、まず理事会を召集し、メンバー間で管理会社の問題点について深く議論することから始めます。
管理会社に関連する一般的な問題点としては、以下のようなものが挙げられます。
- 提供されるサービスに対して管理費が不釣り合いに高い
- 担当者のサービス対応が不十分
- マンションの具体的な問題に対して的確なアドバイスが得られない
- 業務が指示されたことのみに限定され、積極的な提案がない
これらの課題を理事会で議論し、管理会社の変更が適切であるという結論に至った場合は、より広範な意見を集めるために全組合員を対象にアンケート調査を実施します。
これにより、組合全体の意向を反映させたうえで、適切な決定を下せます。
【変更手順②】管理会社に見積もり依頼する
マンション管理の見直しを考える際には、複数の管理会社から見積もりを取り、それぞれに現場での調査を実施してもらうことが欠かせません。
見積もりを依頼する際には、すべての会社に対して現在の管理状況と同様の条件を提示し、公平な評価を求めることが大切です。
管理委託契約書を基にした具体的な管理業務の範囲を明確にし、最低でも3社から5社の管理会社に見積もりを依頼しましょう。
見積もり過程では、書類上の情報だけでなく、物理的な建物や設備の状態を確認するための現地調査が必要になります。
このため、管理委託契約書、建物の設計図、最近の点検報告書など、必要な書類をあらかじめ準備しておくことが重要です。
これらの準備を整えた上で現地調査に臨み、2～3週間後には各管理会社から見積もりと提案書が提出されることになります。
【変更手順③】管理会社の決定
提出された見積もりと提案書をもとに、理事会での詳細な検討を経て、最終的に候補となる管理会社を2～3社まで絞り込んでから、それぞれの会社にプレゼンテーションを依頼します。
この段階では、単に見積金額の比較だけでなく、管理会社を変更することを検討するきっかけとなった具体的な問題がどの程度解決可能かに焦点を当てて判断することが大切です。
提案された内容を各社ごとに精査し、管理会社を変更することによって管理サービスの質が向上するか、また、支払う管理費に見合ったサービスが得られるかを確認します。
このプロセスを通じて、マンションの運営がより効率的かつ効果的に行われるよう、慎重に検討しましょう。
【変更手順④】プレゼンテーション
選抜した数社からのプレゼンテーションを実施した後、理事会メンバーは協議を通じて総会に推薦する1社を選出します。
各プレゼンテーションは約1時間を見込んで計画されます。
ただし、営業担当だけでなく、実際に日々の管理業務を担うスタッフの参加も要請し、彼らの人間性や緊急時対応能力を直接見極められます。
もし一度のプレゼンテーションでは決断に至らない場合や、さらに詳細な情報が必要な場合は、追加のセッションを設定することも可能です。
重要なのは、プレゼンテーションを理事会メンバー向けに行うことで効率的な意思決定を促し、実際の管理業務を担当する人物も参加させることで、より具体的なサービス内容を理解することです。
必要に応じて、複数のプレゼンテーションを実施しても構いません。
【変更手順⑤】総会・臨時総会の実施
理事会が推薦した管理会社による組合員への詳細説明会を開催した後、通常の総会や必要に応じて臨時総会を通じて、管理会社の変更を正式に決定します。
この決定を下すためには、出席した総会メンバーの半数以上からの賛成票が必要となります。
総会を円滑に進めるためには、事前に議案書を全組合員に配布することが必須です。
この議案書は理事会で準備できますが、従来管理会社がこれを担っていた場合、現在の管理会社にこの作業を依頼することは避けたほうが無難です。
そのため、新たに選ばれる管理会社に議案書の作成を依頼することを検討しましょう。
重要事項説明会に使用する資料は、推薦された新しい管理会社が提供することになります。
主な注意点として、通常の総会まで時間がある場合は、変更を迅速に行うために臨時総会を開催することが適切です。
また、総会で承認されるためには、出席者の過半数の賛成が必須であることを念頭に置くべきです。
【変更手順⑥】管理会社の解約
総会で新しい管理会社への変更が承認された場合、手続きの次のステップとして現在契約しているマンション管理会社への解約手続きを進めます。
この際、解約希望日を明記した正式な「解約通知書」を作成し、現行の管理会社宛に送付するのが一般的なプロセスです。
なお、管理業務委託契約を解除する際には、通常、解約予定日の少なくとも3ヶ月前には通知を行う必要があるため、この点には特に注意が必要です。
重要なポイントとして、解約の意向を書面にて明確に伝えること、そして契約書に基づいた適切な解約期間を設けることが挙げられます。
【変更手順⑦】管理会社の引き継ぎ
新しい管理会社への移行プロセスでは、重要な書類、金融関連の通帳や印鑑、共用スペースの鍵、そして各種備品など、マンションの運営に必要なアイテムを引き渡します。
実務上、このような引継ぎ作業は旧管理会社から新管理会社へ直接行われることが一般的ですが、時にはマンションの理事会メンバーがこのプロセスに立ち会うことが求められることもあります。
もし理事会メンバーが直接立ち会えない場合でも、引継ぎが無事完了し、新しい運営体制がスムーズにスタートしたことを確認するための報告を受け取ることが重要です。
主なポイントとして、引継ぎプロセスは主に管理会社同士で実施されることが多いですが、その進行状況や完了については理事会が把握しておく必要があります。
マンション管理会社変更を検討するケース
マンション管理会社変更を検討するケースは以下のとおりです。
- 管理会社に不信感を抱いている
- 管理会社の日々の対応に不満がある
- 納得できない理由で管理委託費の値上げを要求された場合
順番に解説します。
管理会社に不信感を抱いている
管理費やその他の管理組合の資産は、一般的に管理会社が扱うことが多いですが、これが必ずしも安全であるとは限りません。
実際に、管理会社による資産の不正使用や横領の事例は年間を通じて報告されています。
国土交通省は、マンション管理業者の不正行為を防ぐため「マンション管理業者の違反行為に対する監督処分の基準」というガイドラインを設けており、これはマンションの管理適正化を促進する法律に基づいています。
この基準には、指示処分、業務停止処分、登録取消処分が含まれます。
管理会社に対して疑問を感じた場合は、批判的な目を持つことが重要です。
特に、過去に行政処分を受けたことがある管理会社については、国土交通省の「ネガティブ情報等検索サイト」を利用して情報を得ることができますので、利用をお勧めします。
参考：国土交通省「マンション管理業者の違反行為に対する監督処分の基準」
管理会社の日々の対応に不満がある
多くのマンションで、管理会社の対応の遅さ、配慮の欠如、頻発するミスなど日常的な不満が管理会社の変更を検討する理由となっています。
ただし、これらの問題が担当者の交代だけで改善されることもあります。
管理会社の変更にはそれ自体が持つデメリットも存在するため、問題の本質に応じて、担当者の変更を提案するなど、まずは管理会社との対話を試みることも一つの選択肢です。
納得できない理由で管理委託費の値上げを要求された場合
管理人の人件費の上昇などの理由から、管理委託費の増額が避けられない状況も発生しています。
理想的には、管理会社が費用の増額を要求する際には、納得のいく説明と誠実な対応を示してくれることが望ましいです。
しかし、そのような姿勢が見られない場合は、他の管理会社への変更を検討するのも一つの選択肢となり得ます。
マンション管理会社変更でよくあるトラブル事例
マンション管理会社変更でよくあるトラブル事例は以下のとおりです。
- 管理費の安さを優先してサービスの質が落ちた
- 口コミ・評判だけで決めてしまった
- 引き継ぎのための書類を紛失してしまった
順番に解説します。
管理費の安さを優先してサービスの質が落ちた
管理費の低さは確かに魅力的ですが、低コストの背景には質の低いサービスを提供する会社も存在することを認識する必要があります。
人件費の削減が原因で清掃が不十分になったり、サービス範囲が縮小されたりすることが、住民の不満を招き、結果的にトラブルへと発展することがしばしば見られます。
費用削減は短期的には経済的メリットがあるかもしれませんが、長期的には必要な修繕が行えなくなる、建物の老朽化が進むなど、結果的にはコスト増に繋がる可能性があるため、その点も慎重に考慮することが大切です。
口コミ・評判だけで決めてしまった
外部の比較サイトやSNSの評判、ランキングをそのまま信じて決断することは問題を招くことがあります。
これは、口コミやランキングが必ずしも正確でない場合があるためです。
一部には信頼性が低い情報が含まれていたり、ランキングの順位が利害関係によって操作されている可能性もあります。
したがって、ネット上の評価を完全に信用するのではなく、これを一つの参考として、提供されるサービスの質や担当者の対応など、より幅広い視点から企業を評価することが推奨されます。
引き継ぎのための書類を紛失してしまった
管理会社を変更する際には、旧管理会社から新管理会社への引き継ぎで、多くの重要な書類と物品が必要となります。
この重要書類には、議事録や総会の議案書、マンションの共用部分の鍵や備品など、組合運営に関わる全てが含まれます。
これらの物品や書類の紛失や管理の不備が後に問題となるケースも報告されています。
まとめ【マンション管理会社を変更するデメリットを理解しましょう】
今回は、マンション管理会社を変更するデメリットと併せて、管理会社を変更するメリットやマンション管理会社の変更で失敗しないためのポイントを解説しました。
マンション管理会社を変更するデメリットは以下のとおりです。
- クオリティが低下する場合がある
- 継続性が失われる
- 住人間のトラブル
- マンション管理会社変更がベストな選択肢とは限らない
それぞれ理解したうえでマンション管理会社を変更しましょう。
「マンション管理会社変更したいけど、やり方がわかんない……」
「今のマンション管理会社に不満がある……」
こういった悩みはありませんか？大切なことなので慎重になり、なかなか自分では動けませんよね。
弊社、株式会社デュアルタップコミュニティでは、管理会社の業務を知り尽くしたコーディネーターが適切なマンション管理をご提案致します。
今ならマンション管理会社変更についての無料相談・3分無料診断を行なっています。
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