マンション管理の「第三者管理方式」とは｜導入するメリット・デメリットを解説

外部管理者総会監督型

「外部管理者総会監督型」とは、マンションなどの集合住宅において、従来の理事会を廃止し、その管理業務をマンション管理士や他の専門家に全面的に委ねる運営形式を指します。
この方式では、理事会が存在せず、区分所有者から選ばれた監事や、必要に応じて監査法人が外部から監視・監査を行う役割を担います。
この形式は、従来の理事会に代わって、外部の専門家による管理が中心となり、管理組合総会と監事がその活動を監督するという点で、一層強化された外部委託方式です。
外部管理者に依存することで、組合の負担は大きく減少しますが、外部管理者の潜在的な不正行為へのリスクも考慮する必要があります。
そのため、組合が効果的な監督・チェック体制を持つこと、そしてリスクヘッジのための適切な対策を講じることが重要です。

外部管理者理事会監督型

「外部管理者理事会監督型」は、マンションや共同住宅の運営において、外部の専門家を理事長として任命し、その活動を区分所有者が構成する理事会が監視する形態を指します。
この形式では、外部の専門家が独立した管理者として配置され、理事会は監事のような役割を果たし、管理業務の透明性と効率を確保するために外部監査（例えば監査法人による監査）を行うこともあります。
この方式の利点は、外部の専門知識を活用しつつ、理事会がチェック機能を持つことで、大規模マンションの運営や複雑な問題（例えば滞納管理費の回収、反社会的勢力との対応、災害対策など）に対する柔軟かつ効果的な対応が可能になることです。
一方で、外部の専門家が利益相反の状況になる可能性（例えば工事会社との癒着）もあるため、理事会の監督役割が重要となります。
理事長としての外部専門家とマンション標準管理規約に基づく理事長の役割は似ていますが、標準管理規約の方がより多くの制約がある点も特筆すべきです。

理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型

「理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型」とは、外部のマンション管理士やその他の専門家がマンションの管理を担当する運営形式です。
この方式では、外部専門家が理事会の一員となり、他の区分所有者が担う役員と共に管理組合の運営に参画します。
この形式の主な作業は、管理会社の選定や大規模な修繕工事、設備更新などの重要な意思決定に関わるもので、これらは理事会で検討された後、総会での投票を経て最終決定されます。
外部専門家が参加することで、客観的かつ専門的な視点が加わり、組合員が担う負担も軽減される傾向にあります。
しかし、外部専門家が関連企業と結託し、不適切な利益を得る可能性も否定できないため、警戒が必要です。
このような状況が生じると、組合の利益との間で利益相反が生じ、理事会の機能が十分に果たされないリスクがあります。
そのため、外部専門家の活動を監査する仕組みを設けることが重要となります。

【メリット①】意思決定の加速化

これまでの多数決に基づく「理事会運営方式」と比較して、専門家を取り入れた新しい管理組合運営方法は、より迅速かつ効率的な運営が見込まれます。
大規模な修繕工事のような重要な支出に関しては、従来通り総会での承認が必要です。
その他の多くの日常的な問題に関しては、専門家による迅速な判断が可能となり、組合運営のスムーズさが増すと期待されます。

【メリット②】専門知識を駆使した適切な対応

マンション管理の専門家による運営は、従来の方法と比較して、より高品質で効率的な管理を実現することが期待されます。
建物の老朽化など時間の経過に伴う様々な問題に対して、専門的な知識と経験を活かした適切な対処が可能となり、これは大きな利点と言えます。

【メリット③】理事会の業務軽減・心理的負担の軽減

「第三者管理方式」の主要な利点は、理事会の負担が大幅に軽減されることです。 理事会を完全に廃止することで、区分所有者が理事としての役割を担う必要がなくなります。 また、理事会を維持する場合においても、報酬を受け取りながら業務を遂行する専門家が理事会に参加することで、他の理事の精神的なストレスが減少することが大きな利益と考えられます。

【デメリット①】利益相反行為の危険性がある

外部に委託された業者が自己の利益を最優先にすることで生じる利益相反の危険性が存在します。
利益相反とは、ある当事者が利益を受ける一方で、他方が損害を被る状況を指します。
一般に、外部の専門家や管理会社は、区分所有者の利益を考慮して運営を行うことが期待されます。
しかし、これらの委託業者が自己利益を追求することで、不適切な工事の発注などの問題が生じる可能性があるため、注意が必要です。
たとえば、特定の業者からバックマージンを受け取り、その業者に発注するような場合、不必要な工事が行われることがあります。
このような状況を防ぐためには、第三者管理方式を導入する際に適切な監視体制を設けることが重要です。

【デメリット②】役員のなり手が不足しやすい

管理業務を外部に大きく依存している場合、区分所有者は理事会の役員としての役割を担う必要性をあまり感じなくなる可能性があります。
このような状況は、役員になる人が減少し、役員不足に陥りやすくなるという結果をもたらすかもしれません。
一方で、区分所有者が直接管理業務に関与している場合、理事会の役員の重要性がより明確に理解され、立候補する人が現れる可能性が高まります。

【デメリット③】理事会が機能しなくなる場合がある

「専門家に任せることで安心」という感覚が強くなると、区分所有者の管理運営に対する関与が減少し、理事会の活動が衰えるリスクがあります。
専門家に業務を委託する場合であっても、区分所有者にはその専門家の活動を適切に監視し、チェックする責任があります。
専門家の意見や提案は重要ですが、それらを鵜呑みにするのではなく、理事会が独自の判断を下すことが重要です。

理事会承認

第三者管理方式の必要性を吟味し、委託形態、選定する管理業者、予算設定、管理規約の変更などについて詳細な議論を行います。

総会承認

通常、管理規約の変更は「特別決議」として行われ、これは区分所有者および議決権の4分の3以上の多数による総会での決定を要します。 また、変更内容は議案書に詳しく記述されます。

運用開始

利益相反の回避と業務執行の監視体制を強化し、これらを厳格に実施します。

外部の専門家に依頼するパターン

外部専門家への管理業務委託は、区分所有者や管理組合の責任と役割が全面的に消滅するわけではありません。
そのため、第三者管理者を任命しても、区分所有者が管理に対する関心を維持し、外部管理者の業務実行を適切に監督することが必要です。
第三者管理者方式を採用する際には、管理規約の修正、費用の分担、役割の明確化が重要です。
これには、外部管理者の任命や解任プロセス、不適格条件の設定、個人専門家が理事になる場合の連続性の確保に関する補充ルールなどを含みます。

管理会社に依頼するパターン

投資目的のマンションやリゾート型マンションなどでは、初期の分譲段階から、マンション管理会社が理事長や管理者としての役割や業務を引き受けるケースが存在します。
最近では、日々の管理を担当する管理会社が自ら理事の役割を提案することも増えています。
管理組合が管理会社を代理人として指名する際には、代理人が最大限の利益を得るようなシステムに変更を許可することになります。
そのため、事前の合意や対応策の策定が非常に重要です。